Vlookup 함수 사용법, 직장인 필수 EXCEL!

들어가기에 앞서..

엑셀을 사용하게 되는 많은 직장인 분들, 사회초년생분들에게 공유하고 싶은 1가지. 엑셀을 잘하고 싶고 자신이 처한 상황에서 사용할 수 있는 기능들을 잘 사용하게 되려면 어떻게 해야할까? 라는 고민을 하면서 귀찮아할수록 더 느는것 같다. 엑셀이 있는데 내가 직접 해야해? 라고 귀찮아해보자. 일을 하기 싫어서 귀찮은게 아니라 엑셀이 할 일이잖아! 라고 귀찮아하면 자꾸 새로운 것을 찾고 궁금해하고 해법을 찾을 수 있을 것이다.

저로의 엑셀

직장인 필수 EXCEL 함수, Vlookup

회사에서 사무직을 맡고 있다면, 데이터 관리 혹은 재고정리를 할 때 excel을 써본 경험이 한번쯤은 있을 것이다. excel은 참 똑똑한 프로그램이고 우리가 잘만 활용한다면 업무 효율을 매우 높여준다. vlookup 함수는 어떨 때 쓰고 왜 기본이라고 하는지 알아보자.

 

vlookup 함수 정의

v-lookup: vertical lookup을 줄여서 쓴 명령어다. vertical이라는 단어의 뜻처럼 정해진 범위 내에서 수직으로 원하는 값을 찾는 함수이다. 조금 어렵죠? 쉽게 말하면 엑셀 하나의 칸을 기준으로 가로에 원하는 값을 찾는 것이다.

 

뭐 대충 알겠고.. 어떨 때 쓰는데요? 

아래 예시를 보자. 뭐 지금은 3개 밖에 없어서 한눈에 볼 수 있지만.. 보통 품목이 몇천개, 몇만개가 될 것이다. 연식별로 나뉘면 그게 또 어우 몇개일거야 아주. 1만개가 있는데 그 중에서 특정 물품만 골라서 데이터를 정리해달라고 하는 경우가 있을 것이다. 뭐 시즌 상품이라던지, 불량 제고라던지 특정 제품으로!

품목	제조일시	단가	최소 제작 수량
A	2021년 4월 10일	10,000원	10EA
B	2022년 5월 17일	9,500원	150EA
C	2022년 9월 25일	12,500원	300EA
...	...	...	...

하나씩 ctrl+F 로 품목명을 검색해서 찾은다음에 복사하고 붙여넣기를 해도 된다. 하지만 엑셀을 그렇게 사용하고 있다면 말릴수는 없지만 칼퇴하려는 마음은 접어두자. 엑셀에 함수를 입력하는 것은 명령을 내리면 그에 맞게 정답을 찾아주는 역할을 하는 것이다.

 

예를들어, A라는 품목을 찾고 가로로 2번째 있는 칸에 있는 정답 알려줘! 라고하면 2021년 4월 10일 입니다! 라고 대답한다. 그러면 3번째 칸도 알려줘! 라고 하면 10,000원 입니다! 라고 대답하는 것이지. 

 

그래서 어떻게 써요. 알려줘요.

=vlookup(기준 셀, 범위, 몇번째?, 정확성) 이렇게 입력하는 함수다. 예시를 통해서 살펴보자. 정확성은 false나 true 입력하는데 보통 기초반에서는 false만 입력해서 정확한 값을 찾는다고 생각하면 된다.

엑셀 예시

빨간색으로 동그라미친 부분이 바로 함수 명령어를 칠 수 있는 버튼이다. 누르면 다양한 함수가 나와서 골라 쓸 수 있다. 하지만 간단한 함수식은 그냥 그 옆에 직접 입력하면된다. 먼저 값을 작성해야하는 칸을 클릭한 다음에 함수 칸에 입력하자!

 

엑셀표를 기준으로 다른 시트에서 A 품목에 대한 제조 일시를 찾는 함수를 입력해보자. H3을 클릭하고 수식 입력!

=vlookup(G3, B:E, 2, false)

이렇게 입력하고 엔터 치면 2021년 04월 10일이 H3 칸에 입력된다. 얼마나 쉬운가.. 그러면 H3을 복사해서 아래로 쭉 붙여넣기를 하면 모두 적용이 된다. 

 

유의할 점

단,복사해서 다른 곳에 붙여넣을 때 기준 행, 열이 바뀐다면 오류가 날 수 있으므로 한번 꼼꼼히 체크해보는 습관을 가져야 한다. 그리고 중간에 범위를 설정할 때는 꼭 찾고자하는 기준과 동일한 리스트가 가장 첫번째로 오게 설정해야 한다. 그리고 가끔 셀 병합이 되어 있는 경우가 있는데 그럴 경우에는 병합을 해제하거나 병합되지 않은 실제 범위를 전체 드래그 한 후에 F4키를 눌러서 절대값으로 변환해주면 된다.

(범위 지정 꿀팁: 가장 기준이 되는 셀 클릭, ctrl&shitf + 방향키! 이렇게 누르면 클릭한 셀을 기준으로 범위 끝까지 선택이 가능하다.)

단점

만약 품목이 중복되는 경우가 있다면 정확한 값을 찾기 어렵다. 예를들어 "사과"라는 품목이 있다고 가정하자. 근데 여러개의 사과가 있다면 vlookup함수는 가장 맨 위에 있는 사과를 기준으로만 데이터를 제공하기 때문에 좀 더 고차원의 함수를 사용해야 한다.

 

여러 기준을 동시에 충족시키는 값을 찾는 함수는 다음 포스팅에서 다뤄보고자 한다. 엑셀은 업무를 하는 사람이 정말 귀찮다고 느끼면 느낄수록 도움을 많이 준다. 이걸 어떻게 하지? 귀찮은데 편하게 할 방법 없을까? 라고 고민을 하면 할수록 더 많은 기능과 함수들이 있다는 사실을 깨닫게 되는 것 같다.

 

엑셀을 쓰는 사회초년생들이여, 부지런하기보다는 귀찮음을 바탕으로 영특해지자. 우리에겐 편리한 컴퓨터 기능들이 너무나도 많다.